Depending on your business and the application you use, there are different ways to automate the customer invoice creation in Odoo. Usually, draft invoices are created by the system (with information coming from other documents like sales order or contracts) and accountant just have to validate draft invoices and send the invoices in batch (by regular mail or email).
Depending on your business, you may opt for one of the following way to create draft invoices:
Борлуулалт
Борлуулалтын Захиалга ‣ Нэхэмжлэл
Ихэнх компаниудад борлуулагч үнийн саналыг үүсгэж тэр нь баталгаажуулсаны дараа борлуулалтын захиалга болдог. Дараа нь борлуулалтын захиалга дээр суурилан ноорог нэхэмжлэл үүсгэгддэг. Таньд дараах сонголтууд бий:
- Гараар нэхэмжлэх: борлуулалтын захиалга дээрх товчийг дарж ноорог нэхэмжлэлийг өдөөж үүсгэнэ
- Хүргэлтээс өмнө нэхэмжлэх: хүргэлтийн захиалгыг өдөөхөөс өмнө захиалгыг бүтнээр нь нэхэмжлэх
- Нэхэмжлэл нь хүргэлтийн захиалга дээр суурилсан: дараахаас үзнэ үү
Invoice before delivery is usually used by the eCommerce application when the customer pays at the order and we deliver afterwards. (pre-paid)
For most other use cases, it's recommended to invoice manually. It allows the salesperson to trigger the invoice on demand with options: invoice the whole order, invoice a percentage (advance), invoice some lines, invoice a fixed advance.
Энэ процесс нь үйлчилгээ болон биет бараа хоёрт алинд нь ч болно.
Борлуулалтын Захиалга ‣ Хүргэлтийн Захиалга ‣ Нэхэмжлэл
Retailers and eCommerce usually invoice based on delivery orders, instead of sales order. This approach is suitable for businesses where the quantities you deliver may differs from the ordered quantities: foods (invoice based on actual Kg).
This way, if you deliver a partial order, you only invoice for what you really delivered. If you do back orders (deliver partially and the rest later), the customer will receive two invoices, one for each delivery order.
цахимАрилжааны Захиалга ‣ Нэхэмжлэл
Цахим худалдааны захиалга нь бүрэн төлөгдсөн тохиолдолд захиалга үүсгэлтийг мөн өдөөдөг. Хэрэв та захиалгыг чекээр эсвэл гуйвуулга шилжүүлгээр авахаар зөвшөөрч байгаа бол Одоо нь зөвхөн захиалга үүсгэх ба харин нэхэмжлэл төлбөр авсаны дараа өдөөгдөх болно.
Гэрээ
Байнгын Гэрээ ‣ Нэхэмжлэл
If you use contracts, you can trigger invoice based on time and material spent, expenses or fixed lines of services/products. Every month, the salesperson will trigger invoice based on activities on the contract.
Ажилбарууд нь дараах бололцоотой:
- энэ гэрээтэй холбоостой борлуулалтын захиалгаас ирж буй тогтмол бараа үйлчилгээ
- худалдан авсан материал (эргүүлж нэхэмжлэх)
- цагийн хуудас дээр суурилсан цаг болон материал эсвэл худалдан авалт (туслан гүйцэтгэлийн гэрээлэлт)
- харилцагчаас эргэн нэхэмжлэдэг аялал болон дагалдах замын зардал зэрэг
Та гэрээний эцэс дээр нэхэмжлэх боломжтой эсвэл дундын нэхэмжлэлийг өдөөнө. Энэ хандлагыг үйлчилгээний компаниуд ихэвчлэн ашигладаг ба цаг болон материал дээр суурилан нэхэмжилдэг. Тогтмол үнээр нэхэмжилдэг үйлчилгээний компаниуд ердийн борлуулалтын захиалга ашиглана.
Давтагдах Гэрээ ‣ Нэхэмжлэл
For subscriptions, an invoice is triggered periodically, automatically. The frequency of the invoicing and the services/products invoiced are defined on the contract.
Бусад
Нэхэмжлэлийг гараар үүсгэх
Хэрэглэгч нэхэмжлэлийг мөн шууд гараар үүсгэж болох ба заавал гэрээ эсвэл борлуулалтын захиалга ашиглахгүй байж болно. Энэ нь борлуулалтын (үнийн санал гм) явцыг удирдах эсвэл бараа үйлчилгээг хүргэх зэрэг хэрэгцээ байхгүй үед хэрэглэвэл зохилтой
Хэдийгээр та нэхэмжлэлийг борлуулалтын захиалгаас үүсгэсэн хэдий ч зарим нэг онцгой тохиолдолд нэхэмжлэлийг та гараар үүсгэх шаардлагатай байж болно:
- буцаан олголт үүсгэх шаардлагатай бол
- Хэрэв та хөнгөлөлт үзүүлэх шаардлагатай бол
- хэрэв та борлуулалтын захиалгаас үүсгэсэн нэхэмжлэлийг өөрчлөх шаарлагатай бол
- хэрэв та өөрийн үндсэн бизнесд холбогдолгүй зүйл нэхэмжлэх хэрэгтэй болсон бол
Тусгайлсан модулиуд
Зарим нэг тусгай модулиуд мөн ноорог нэхэмжлэл үүсгэх чадвартай байдаг:
- гишүүнчлэл: өөрийн гишүүдээс жил бүр нэхэмжлэх
- засвар: борлуулалтын дараах үйлчилгээг нэхэмжлэнэ үү